Kad un kāpēc uzņēmumam veikt funkciju auditu? | EXPgroup
16253
post-template-default,single,single-post,postid-16253,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-10.1.1,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive
 

Kad un kāpēc uzņēmumam veikt funkciju auditu?

funkciju audits

Kad un kāpēc uzņēmumam veikt funkciju auditu?

Funkciju audits un tā sniegtie ieguvumi vēl ir maz pazīstami Latvijas mērogā, bet tā ir lieliska iespēja uzņēmumam vai arī mazākai uzņēmuma struktūrvienībai izprast, kas tiek darīts, kas netiek darīts un kā tas atbilst uzņēmuma vajadzībām.

Ja vadītājam ir novērojumi, ka noteiktu pienākumu izpildei varētu būt par daudz vai par maz darbinieku vai, ja vadītājs ir pamanījis, ka ir pārslogoti darbinieki, darbinieki kuri, garlaikojas vai bieži strīdas, meklējot vainīgo, noteiktās nodaļās regulāri tiek kavēta uzdevumu izpilde, kādēļ netiek sasniegti uzņēmuma mērķi un finanšu rādītāji,  tad šie apstākļi ir indikatori, ka funkciju izpildē ir nepieciešamas izmaiņas.

Lai piefiksētu visas esošās situācijas detaļas, tiek veikts funkciju audits. Vadītājiem ir svarīgi pirms audita veikšanas saprast, ka audita veikšanai jānodrošina iespēja uzņēmuma darbiniekiem iesaistīties audita procesā, lai pilnvērtīgi būtu iespējams iegūt precīzu informāciju.

Funkciju audits prasa laiku un disciplīnu un tā mērķis ir citādāks nekā finanšu un grāmatvedības auditam. Funkciju audits fokusējas uz to, ko jūs varat mainīt, lai palīdzētu uzņēmumam sasniegt biznesa mērķus. Piemēram, personāla vadības funkciju auditā tiks pārbaudīta funkcijas atbilstība uzņēmuma iekšējai kārtībai, spēkā esošajiem darba tiesību normatīvajiem aktiem un labākajai personālvadības praksei.

Kā tas notiek?

Audita sākumā tiek organizēta audita komandas un uzņēmuma vadības tikšanās, kur uzņēmuma pārstāvji pastāsta par uzņēmumu un puses vienojas par darba uzdevumu.

Audita laikā profesionāls speciālists, izmantojot noteiktu metodiku, iegūst un apkopo informāciju par katru funkciju, kas tiek veikta uzņēmuma auditējamā struktūrvienībā, kā arī tiek fiksētas darba izpildes detaļas laikā. Audita izpildē tiek iesaistīti visi struktūrvienības darbinieki bez izņēmuma. Pilnvērtīgam auditam un esošās situācijas novērtējumam ir nepieciešams konstatēt faktus pilnā apmērā.

Mūsu praksē, veicot funkciju auditus, ir pierādījies, ka tas ir izaicinošs process, jo struktūrvienības darbiniekiem bieži vien informācijas trūkuma dēļ ir negatīvs noskaņojums par to, kāpēc tiek veikts audits, un tāpēc vienmēr ir vairāki darbinieki, kuri informāciju sniedz izvairīgi. Te nozīmīga loma ir uzņēmuma vadības komunikācijas kvalitātei ar uzņēmuma darbiniekiem, lai personāls saprastu audita mērķi un vēlētos sadarboties. Jāatzīst, ka EXPgroup speciālistiem vienmēr ir izdevies mainīt priekšstatu uz pozitīvu un iedrošināt darbiniekus dalīties savā pieredzē.

Ko iegūst uzņēmums?

Sniedzam uzņēmumiem plašu atskaiti par šī brīža funkciju izpildi, izceļot riska faktorus, norādot uz ilgtermiņa zaudējumiem, ko var radīt ilgstoša situācijas attīstība esošajā virzienā, kā arī uzņēmumam tiek sniegtas rekomendācijas uzlabojumiem, sastādīts nākamo darbību plāns, lai sekmētu uzņēmuma izaugsmi un sasniegumus.

Klienti, kuriem ir veikts funkciju audits, komentē, ka pēc funkciju audita, piemēram, vienā uzņēmumā kādas nodaļas produktivitāte palielinājusies par 20%, un darbinieki, kuri regulāri strādāja virs normālā darba laika, samazināja savu darba slodzi, bet citā uzņēmumā tika atbrīvots darbinieks, kas nesniedza pievienoto vērtību un 30% no sava laika pavadīja “patīkamās sarunās”, nevis pildot tiešos darba pienākumus. Funkciju audits ir palīdzējis apzinātāk ieviest jaunu ražošanas līniju un novērtēt tai nepieciešamos resursus, pārcelt funkcijas no viena departamenta uz otru, apzināt pievienojamās, automatizējamas vai izslēdzamas darbības.

Jāpiebilst, ka daudzās situācijās funkciju izpildē rodas problēmas gadījumos, kad funkcijas nav aprakstītas un darbiniekiem nav skaidrs, kādi tieši ir viņu pienākumi un atbildība.

Izšķiroša nozīme mērķu sasniegšanā ir organizācijas kultūrai, vadības stilam un starppersonu attiecībām, kas var radīt daudz kritiskāku situāciju, nekā kādi pārpratumi vai neprecizitātes kādu funkciju izpildē.

Minēsim 5 galvenos iemeslus, kādēļ uzņēmumā ir vērts veikt funkciju auditu:

  1. Lai nodrošinātu efektīvu uzņēmuma darbību;
  2. Lai pārbaudītu rīcības atbilstību noteiktajiem mērķiem, uzņēmuma procesiem un procedūrām, labākajiem standartiem;
  3. Lai uzņēmuma īpašniekiem būtu pārliecība, ka viņu uzņēmumā viss ir kārtībā;
  4. Lai pamanītu un sagatavotos iespējamajām pārmaiņām;
  5. Lai novērtētu un uzturētu organizācijas reputāciju sabiedrībā.

Piesaistot funkciju audita vadībai neatkarīgu ar uzņēmumu nesaistītu organizāciju, jūs iegūstat ekspertīzi, papildu laiku un objektivitāti audita izpildē un rezultātu atspoguļošanā.

Ja, izlasot, šo rakstu, atpazināt kādu no minētajiem kritērijiem Jūsu uzņēmumā vai struktūrvienībā, noteikti ir nepieciešams rīkoties. Piesakies uz klātienes konsultāciju ar EXPgroup speciālistu.